Gestión Talento Humano
INDUSTRIAS AXIAL SAS conserva un archivo físico y base de datos personales del empleado activo e inactivo y sus beneficiarios, los cuales se obtienen de la siguiente manera:
- Hoja de Vida entregada por el titular.
- Formato de Hoja de Vida.
- Copias del documento de identidad (Registro civil, tarjeta de identidad y cedula de ciudadanía) del titular y beneficiarios.
- Certificados de estudios del titular.
- Certificados de afiliaciones a la Seguridad Social.
- Resultados pruebas psicológicas.
- Resultados pruebas de polígrafos.
- Certificado de examen médico de ingreso.
- Contrato de trabajo.
Los documentos anteriormente mencionados, son utilizados para el proceso de contratación y afiliaciones a la Seguridad Social. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:
- Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales.
- Cumplir todos sus compromisos contractuales.
Para el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se procederá de acuerdo con lo contemplado en la presente política en el aparte relacionado con los derechos de éstos.
Derechos de los niños y adolescentes
En el Tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.
Queda prescrito el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el Tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:
- Responder y respetar el interés superior de los menores.
- Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
INDUSTRIAS AXIAL, solicitara y archivara las historias clínicas a los empleados, que presenten recomendaciones médicos en los exámenes periódicos programados por la empresa; con el fin de hacer seguimiento a su estado de salud y así mejorar y/o ajustar sus condiciones de trabajo para que no afecte su bienestar. En los accidentes de trabajo, se archivaran los reportes e historias clínicas de los empleados, para los procesos legales de la Administradora de Riesgos Laborales.
INDUSTRIAS AXIAL, archivara todos los documentos derivados de la relación laboral como: memorandos internos, descargos, llamados de atención y evaluaciones de desempeño. Y los comunicados judiciales y los soportes exigidos en ellos.
Tratamiento de datos durante la relación contractual
INDUSTRIAS AXIAL SAS cuando contrate terceros para cualquier servicio del área de Talento Humano regulará en los contratos el Tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del proceso respectivo.
Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en INDUSTRIAS AXIAL SAS, serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información, niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.
La finalidad de la entrega de los datos suministrados por interesados en las vacantes de INDUSTRIAS AXIAL SAS y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo, por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.
Esta carpeta física o digital sólo será accedida y tratada por la Auxiliar de Recursos Humanos y con la finalidad de administrar la relación contractual entre INDUSTRIAS AXIAL SAS y el empleado.
El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido por INDUSTRIAS AXIAL SAS. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá al área legal, evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.
Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual. Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, INDUSTRIAS AXIAL SAS procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad que la información laboral pueda contener datos sensibles. En las bases de datos se guarda la información, debido a requerimientos de entidades legales.
INDUSTRIAS AXIAL SAS tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.
Tratamiento de datos personales de Proveedores y Clientes
INDUSTRIAS AXIAL SAS solo recopilará en los formatos Creación y/o Modificación de Proveedores; Creación y/o Modificación de Clientes, los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la creación de los directorios de contacto; para la comunicación directa de la relación comercial.
El archivo físico solo será accedida y tratada por los Auxiliares de Contabilidad y la base de datos por Asistente y Asesor Comercial, Asistente de Compras y Costos y Jefe de Operaciones, y con la finalidad de administrar la relación contractual entre INDUSTRIAS AXIAL SAS y sus proveedores y clientes.
Para lo concerniente a los registros contables de facturas, los terceros proveedores y/o clientes, serán creados con los documentos que estos entreguen de RUT y Certificación Bancaria.
Tratamiento de datos personales en procesos de contratación
Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación con INDUSTRIAS AXIAL SAS, accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados de INDUSTRIAS AXIAL SAS y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en esta norma, así como las medidas de seguridad que le indique INDUSTRIAS AXIAL SAS según el tipo de dato de carácter personal tratado.